Когда прикрепление скан-копий первичных документов в 1С и других системах - обязанность, а когда - право? Разбираем требования Стандарта «Учетная политика» и приказа № 61н, чтобы избежать штрафов
Совет недели: проверьте учетную политику на предмет работы со скан-копиями!
Регулярно в работе бухгалтера возникает вопрос: обязан ли я прикреплять скан-копии первичных документов в автоматизированной системе учета (1С, ГИИС ЭД, ЕИС и др.)? Ответ на этот вопрос напрямую зависит от того, что написано в ваших локальных актах.
Согласно положениям Стандарта «Учетная политика», организация документооборота находится в зоне ответственности руководителя учреждения. Ключевые моменты, регулирующие работу с образами документов, закрепляются в двух важных документах, которые являются приложениями к Учетной политике (УП):
График документооборота. Именно здесь устанавливается вид представляемого документа: «на бумаге», в виде электронного файла или скан-копии. График определяет маршрут движения документа от момента его создания до передачи в архив.
Правила документооборота. В этом документе прописывается технология обработки учетной информации, включая порядок приема, проверки и прикрепления файлов.
Однако помимо внутренних регламентов, существуют прямые указания законодательства, которые в ряде случаев делают прикрепление скан-копий обязательным.
Например, Методические указания к Приказу Минфина № 61н предписывают: в строках «Приложение» к Решению (ф. 0510441), Решению об оценке (ф. 0510442) или Акту об утилизации (ф. 0510435) необходимо указывать наименования прикрепленных скан-копий и имена файлов.
Другой показательный пример касается подписания Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452). Если нет возможности подписать его электронной подписью (ЭЦП), должностное лицо распечатывает документ, подписывает его собственноручно и передает ответственному исполнителю. В свою очередь, исполнитель обязан прикрепить скан-копию этого подписанного листа в систему и уже этот вложенный файл заверить своей ЭЦП.
Таким образом, если на законодательном уровне (как в примерах выше) или в вашей учетной политике (приложениях к ней) четко не закреплено, что видом представления документа является скан-копия, формально бухгалтер может не прикреплять их в программе «для себя».
Однако во избежание претензий со стороны контролирующих органов (ФНС, Казначейство) и для обеспечения сохранности учетной информации, рекомендуем провести ревизию ваших локальных актов.
Проверьте:
1. Включены ли в График документооборота положения о работе с электронными образами (сканами)?
2. Прописаны ли в Правилах документооборота или в Учетной политике ситуации, когда создание и прикрепление скан-копии первичного документа является обязательным?
Своевременная настройка Учетной политики позволяет не только соблюсти требования законодательства, но и выстроить эффективную систему электронного документооборота без потери юридической силы первичных документов.
Регулярно в работе бухгалтера возникает вопрос: обязан ли я прикреплять скан-копии первичных документов в автоматизированной системе учета (1С, ГИИС ЭД, ЕИС и др.)? Ответ на этот вопрос напрямую зависит от того, что написано в ваших локальных актах.
Согласно положениям Стандарта «Учетная политика», организация документооборота находится в зоне ответственности руководителя учреждения. Ключевые моменты, регулирующие работу с образами документов, закрепляются в двух важных документах, которые являются приложениями к Учетной политике (УП):
График документооборота. Именно здесь устанавливается вид представляемого документа: «на бумаге», в виде электронного файла или скан-копии. График определяет маршрут движения документа от момента его создания до передачи в архив.
Правила документооборота. В этом документе прописывается технология обработки учетной информации, включая порядок приема, проверки и прикрепления файлов.
Однако помимо внутренних регламентов, существуют прямые указания законодательства, которые в ряде случаев делают прикрепление скан-копий обязательным.
Например, Методические указания к Приказу Минфина № 61н предписывают: в строках «Приложение» к Решению (ф. 0510441), Решению об оценке (ф. 0510442) или Акту об утилизации (ф. 0510435) необходимо указывать наименования прикрепленных скан-копий и имена файлов.
Другой показательный пример касается подписания Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452). Если нет возможности подписать его электронной подписью (ЭЦП), должностное лицо распечатывает документ, подписывает его собственноручно и передает ответственному исполнителю. В свою очередь, исполнитель обязан прикрепить скан-копию этого подписанного листа в систему и уже этот вложенный файл заверить своей ЭЦП.
Таким образом, если на законодательном уровне (как в примерах выше) или в вашей учетной политике (приложениях к ней) четко не закреплено, что видом представления документа является скан-копия, формально бухгалтер может не прикреплять их в программе «для себя».
Однако во избежание претензий со стороны контролирующих органов (ФНС, Казначейство) и для обеспечения сохранности учетной информации, рекомендуем провести ревизию ваших локальных актов.
Проверьте:
1. Включены ли в График документооборота положения о работе с электронными образами (сканами)?
2. Прописаны ли в Правилах документооборота или в Учетной политике ситуации, когда создание и прикрепление скан-копии первичного документа является обязательным?
Своевременная настройка Учетной политики позволяет не только соблюсти требования законодательства, но и выстроить эффективную систему электронного документооборота без потери юридической силы первичных документов.