Можно ли принять к учёту копию кассового чека вместо оригинала? Пошаговая инструкция для бухгалтера, риски, рекомендации и разъяснения Минфина. Читайте в статье.
На практике нередко возникает ситуация: сотрудник сдаёт авансовый отчёт, а вместо оригинала кассового чека прилагает только копию. Причины могут быть разными - чек забыли в копировальном устройстве, выцвели чернила на бумажном носителе или документ просто потерялся. У бухгалтера закономерно возникает вопрос: можно ли принять такую копию к учёту и не возникнут ли проблемы при налоговой проверке?
Можно ли подтвердить расходы копией чека?
Законодательство о бухгалтерском учёте не содержит прямого запрета на использование копий документов в качестве оправдательных . Кассовый чек является первичным учётным документом, подтверждающим факт осуществления расчёта между продавцом и покупателем.
Минфин России в своём письме от 17.09.2008 № 03-03-07/22 разъяснил, что для целей налогообложения прибыли расходы можно подтверждать копиями кассовых чеков. Однако есть важное условие: копии должны быть заверены подписью должностного лица и печатью организации (при её наличии), а также храниться вместе с оригиналами чеков . Это особенно актуально в ситуациях, когда информация на чеке со временем выцвела и стала нечитаемой.
Что делать при утрате оригинала чека?
Шаг 1. Попытаться восстановить чек у продавца
Современное фискальное оборудование позволяет продавцу сформировать дубликат чека из фискального накопителя или через личный кабинет на сайте оператора фискальных данных (ОФД). Срок хранения фискальных документов в ОФД составляет 5 лет, если иное не предусмотрено договором.
Важно понимать: продавец не обязан по закону выдавать дубликат чека - 54-ФЗ требует выдачи чека только в момент расчёта. Однако многие организации идут навстречу клиентам, чтобы сохранить лояльность.
Шаг 2. Проверить копию на наличие QR-кода
Если получить дубликат невозможно, но в копии чека есть все обязательные реквизиты, включая QR-код, который позволяет идентифицировать чек через приложение ФНС «Проверка чеков», такую копию можно принять к учёту. Распечатанный электронный чек, полученный через QR-код, приравнивается к бумажному кассовому чеку.
Какие риски существуют?
Принимая копию чека, учреждение сталкивается с потенциальным риском: подотчётное лицо может получить компенсацию от работодателя по копии, а затем по оригиналу чека - возврат средств от продавца или иную компенсацию от третьих лиц. Налоговая инспекция может проверить, не использовался ли чек для подтверждения расходов в другой организации.
Рекомендации для бухгалтера
Чтобы минимизировать риски при принятии копии кассового чека:
- запросить письменное объяснение от подотчётного лица о причинах утраты оригинала;
- проверить наличие всех обязательных реквизитов, включая QR-код;
- по возможности сверить реквизиты чека через сервис ФНС или ОФД;
- сохранить копию вместе с объяснительной запиской в бухгалтерских документах.
Вывод
Принять к учёту копию кассового чека вместо оригинала можно при соблюдении следующих условий:
- в копии присутствуют все обязательные реквизиты и QR-код;
- предпринята попытка восстановить чек у продавца (при невозможности - зафиксировано документально);
- у бухгалтера есть письменное объяснение от сотрудника о причинах утраты оригинала.
Эти меры позволят обоснованно принять расходы и снизить налоговые риски при проверках.
Для бесплатного доступа к системе ГАРАНТ оставьте заявку.